Zeitplan

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Die Messe- und Kongress-Vorbereitung beginnt zweckmäßigerweise mit der Aufstellung eines Zeitplans. Die relevanten Eck Termine sind den verschiedenen Unterlagen der Veranstalter zu entnehmen, die meist selbst eine Gesamtübersicht zu den Terminen nicht anbieten.

Der Zeitplan stellt immer auch eine Handlungsleitlinie dar, die Planungsfehler aufdeckt. Zudem können scheinbar geringfügige Terminversäumnisse außerordentlich unangenehme Folgen haben. Als Beispiel seien die Schlußtermine für Eintragungen in Termin-Übersichten, Kataloge und Vorprospekte genannt. Es ist ein häufig gemachter Fehler, diese Termine als weit voraus liegend zunächst nicht zu beachten und dann hastig unzureichende, werblich ungenügende Texte zu formulieren. Ähnliche Erfahrungen werden immer wieder mit dem Transport von Messegütern - vor allem ins Ausland - gemacht.

Es ist wichtig, daß immer alle von der Messebeteiligung berührten Abteilungen eines Aussteller Unternehmens den Zeitplan und seine Fortentwicklung im Vorbereitungsablauf kennen (z.B. muß was selbstverständlich klingt, aber, wie die Praxis zeigt, nicht ist das Exponat fertig sein, wenn der Transport zum Messeort abgeht). (Netzplan), (Anmelde-Unterlagen)

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