Standpersonal

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Das auf dem Messestand tätige Personal sollte für seine Aufgabe gezielt ausgewählt und geschult werden. So sollen die im Jahresverlauf für das Unternehmen tätigen Vertreter am Messestand ihre Kunden begrüßen. Die Beratung der Kunden sollten gut geschulte Fachleute übernehmen. Für die Besetzung des Informationsstandes empfiehlt sich wenn nicht spezielle Firmenkenntnisse erforderlich sind der Einsatz von örtlichen Arbeitnehmern (Hostessen). Das Gleiche gilt für die Bewirtungskräfte (Besucherbetreuung). Grundsätzlich ist es falsch, am Personal zu sparen. Nur qualifiziertes und kompetentes Personal kann gute Geschäfte abwickeln (Kosten).


Das Standpersonal sollte auf der Basis einer Zielgruppenpotential Analyse ausgesucht werden. Es ist ein Unterschied, ob der Kontakt zu Wissenschaftlern, Unternehmern, Groß oder Einzelhändlern, Werkmeistern oder bei verbraucherorientierten Ausstellungen überwiegend zu Verbrauchern, Hausfrauen ( oder männern), Jugendlichen, Berufstätigen (welcher Art?), Rentnern usw. gesucht wird. Es ist wichtig zu wissen, ob bei der Messe viele Ausländer auftreten und welcher Nationalität sie sind, so dass entsprechend Sprachkundige oder Dolmetscher engagiert werden können.


Eine gute Vorbereitung des Standpersonals auf dessen Aufgaben ist ebenso wichtig wie eine Einstimmung darauf, dass die Messe am letzten Messetag nicht endet (Nacharbeit).

Das Training sollte umfassen:

  • Gegenseitige Vorstellung des Standpersonals
  • Information über alle Exponate
  • Messeziele
  • Rückblick auf die letzte Messe (Daten, Fakten)
  • Tagesziele
  • Standdienst-Organisation / Einsatzplan
  • Standkonzeption
  • Information über geplante Aktionen am Stand
  • persönliches Auftreten
  • Gesprächseröffnung
  • Gesprächsführung
  • Argumentation
  • Einwandbehandlung
  • Kaufabschluss
  • Erläuterung der Besucher-Erfassung
  • Information über Besucherbefragungen durch Marktforschungs-Unternehmen


Es ist auch gut abzuwägen, ob eine “Uniformierung" des Standpersonals (Messekleidung) sinnvoll ist. Sie kann in Namensschildern, Buttons, gleicher Kleidung oder gleichen Kleidungsteilen (z.B. Krawatten) u.a.m. (Accessoires) bestehen. Wofür man sich entscheidet, hängt in hohem Maße von den Zielgruppen und den Branchen Usancen ab. Zudem muss bei Entscheidung für die Wiedererkennbarkeit durch Uniformierung mit dem Standpersonal darüber gesprochen werden, ob und welche “Uniformierung" von ihm akzeptiert wird. Denn auch dies gehört zu der Forderung, das Standpersonal vom ersten bis zum letzten Tag hoch motiviert und am Messeergebnis interessiert zu halten.


Deshalb ist auch einzuplanen, welche Maßnahmen das Standpersonal während der Messe “bei der Stange" halten kann. Gutes Standklima das sich ohnehin mit jedem Messetag bis zum gefürchteten Messekoller verschlechtern kann ist eine Voraussetzung für gute Geschäfte bzw. eine erfolgreiche Messebeteiligung.


Ein häufig gemachter, grober Fehler ist es, den Dienst am Messestand als Incentive für irgendwelche Verdienste im Zweifel Wohlverhalten im Betrieb anzusehen. Auf den Messestand gehört erfahrenes Fachpersonal.

  • Je nach Messeziel sollte die Standbesatzung zusammengesetzt sein aus - Geschäftsführung - besonders wichtig, weil Messen Gelegenheiten für unkompliziertes Zusammentreffen ohne Vorzimmer bzw. Bürohierarchie und ohne Schwellenangst sind; eine schlechte Sitte ist es, dass kompetente Vertreter der Geschäftsführung nur an dem ersten Messetagen am Stand sind
  • Vertrieb - vor allem fachspezifisch und regional, damit jeder Besucher seinen kompetenten Partner finden kann
  • Beratung - bei sehr fachlichen Veranstaltungen werden Problemlösungen diskutiert lange bevor es zu Auftragsüberlegungen kommt; hier ist der problemorientierte Berater gefragt
  • Service - insbesondere Besucher, die schon Kunden sind, haben häufig Probleme mit Betrieb und Service einer Anlage; sie können durch qualifizierte Servicetechniker betreut werden
  • Organisation/Personalführung/Besucherbetreuung - ein verantwortlicher Standleiter, der sowohl die Organisation in der Hand hat als auch die Personalführung sollte bestellt sein
  • Personal für die gastronomische Betreuung der Besucher, Informationspersonal, Techniker für den Betrieb der Exponate etc.


Barbara Harbecke nennt als Anforderungen an das Standpersonal:

  • Freundlichkeit, Höflichkeit, Aufmerksamkeit und echtes Interesses an den Besuchern
  • Hemmschwellen nehmen
  • Fähigkeit zur Kontaktaufnahme und geschicktem Gesprächsabschluss
  • Keine Selbstbeschäftigung; sie signalisiert Desinteresse
  • Auf Körpersprache achten; sie kann einladend oder abweisend sein
  • Kein nervöses Herumlaufen oder breitbeinige Position an der Standgrenze; sie verhindern den Kontakt
  • Gespräche mit Kollegen vermeiden; sie verhindern die Kontaktaufnahme


Idealtypischen Verlauf einer Kontaktaufnahme in Anlehnung an Barbara Harbecke:

  • Ein Besucher signalisiert Interesse, indem er sich sich am Exponat oder der Schautafel informiert
  • Die Standmitarbeiter beobachten das Informationsverhalten des Besuchers
  • Abwarten, bis der Besucher sich selbst ein Bild gemacht hat
  • Reagieren auf Blick-Kontakt
  • Besucher begrüßen, sich vorstellen, Gespräch mit einigen Sätzen (nicht zuviel) zum Exponat einleiten - Den Besucher zu Wort kommen lassen
  • Das Interesse des Besuchers, seine Herkunft, seine Funktion erkunden und darauf eingehen


W-Fragen:

  • Wer ist der Besucher?
  • Wo kommt er her?
  • Was interessiert ihn?
  • Warum interessiert er sich für das Exponat?
  • Wie kann er zufrieden gestellt werden / zum Kaufabschluss bewegt werden?
  • Wann kann ein nächstes Gespräch geführt werden?


Schwierige Situationen am Stand und ihre Lösung (nach Harbecke):

  • Zu wenige oder gar keine Besucher
    • Rollenwechsel Personal
    • Stand umgestalten


  • Zu viele Besucher auf einmal
    • Kurz fassen
    • Reibungslose Teamarbeit


  • Reklamierer auf dem Stand
    • Von der Bühne holen
    • Professionell behandeln


  • Eigene Mitarbeiter belagern den Stand
    • Höflich und bestimmt weiterschicken


  • Personal wird von Verkäufern umlagert
    • Höflich und bestimmt weiterschicken


  • Der gute Kunde mit großer Ausdauer
    • Gespräche aktiv führen und Vorschläge machen
Persönliche Werkzeuge