Standbau

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Von den gesamten Kosten einer Messebeteiligung entfallen in der Regel rund 30 40% auf den Standbau. Es lohnt sich deshalb, die Standbaukosten unter strenger Kontrolle zu halten, ohne jedoch dabei auf einen wirkungsvollen Messestand verzichten zu müssen. Einer Umfrage des m+a Verlages zufolge versuchen 50% der Aussteller den durch häufigere Messebeteiligungen verursachten Mehraufwand durch billigere Stände wieder hereinzuholen. Allerdings erwarten 64% von einer intensiveren Beratung rationellere und effizientere Messestände.

Kosten können z.B. dadurch gespart werden, daß durch Einsatz in der Nähe des Messeortes ansässiger Firmen Transportkosten gemindert werden. Hier versuchen einige Messebaufirmen durch Kooperationen und Filialbüros bereits anzusetzen. Kostensparend sind auch Messebau Systeme, die zwar gewisse Einschränkungen in der Individualität verlangen, aber doch durch Weiterentwicklung inzwischen so flexibel geworden sind, daß auch ungewöhnliche Gestaltungswünsche erfüllt werden können. Auch ist immer eine Kombination zwischen Individualbau und Systembau möglich.

Von den Ausstellern selbst gebaute Messestände sind relativ selten. Der m+a Umfrage zufolge versuchen das nur 14%. Allerdings kommen andere Untersuchungen zu der Feststellung, daß rund drei Viertel der mittelständischen Betriebe und zwei Drittel der Beriebe mit mehr als 499 Beschäftigten den Stand mit eigenem Personal gestalten. Hier ist offensichtlich die Standgestaltung in die Antworten einbezogen; nur so erklärt sich die hohe Zahl der Nennungen.

Auch durch den Einsatz wiederverwendbarer Stände wird versucht Kosten zu sparen. Das tun der m+a Umfrage nach 57% der Aussteller. Hier ist allerdings zu prüfen, über wieviele Veranstaltungen und Jahre die Aufwendungen sich amortisieren, und ob nicht durch Transport und Lagerkosten die Einsparungen zu einem großen Teil wieder kompensiert werden. Ein Ausweg könnte der Mietstand sein. Er setzt aber voraus, daß kaum Sonderwünsche erfüllt werden sollen. Nach Berechnungen von Staeger lassen sich nur 50% der Standbauleistungen mieten. Faustregel ist nach seinen Berechnungen, daß ein Kaufstand wirtschaftlicher als der Mietstand ist, sobald in fünf Jahren mehr als fünf Messen beschickt werden. Voraussetzung dieser Berechnung ist, daß der Vermieter nur 15 25% des Neuwertes als Mietgebühr ansetzt; bei höherem Ansatz verschiebt sich die Relation weiter zugunsten des Kaufstandes. Meißner kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Er bezieht in seine Vergleichskalkulationen auch das Leasing von Messeständen ein. Entscheidendes Mittel, die Kosten unter Kontrolle zu halten, ist eine langfristige, über mehrere Beteiligungen und Jahre hinweggehende Planung ( Messebeteiligungs-Konzeption). So erspart eine exakte Platzbedarfsprüfung auf der Basis eines ausgearbeiteten Ziele Konzeptes Kosten, die für überflüssige bebaute Fläche aufgewandt werden müssen. Ein frühzeitig hergestellter Entwurf für die Raumnutzung und aufteilung gibt genügend Zeit, alle Einzelheiten des Bauvorhabens so exakt zu prüfen, daß einerseits nichts übersehen wurde (auch die örtlichen Gegebenheiten, die Lage der technischen Anschlüsse etc), was nur unter erhöhten Aufwendungen später nachgeschoben werden müßte und andererseits Überflüssiges vermieden wird.

Es muß geprüft werden, ob ein Generalauftrag an ein Standbauunternehmen oder Einzelaufträge an verschiedene Handwerker und andere Leistungsträger vergeben werden sollen. In der Regel wird es richtiger sein, ein Standbauunternehmen mit der Gesamtausführung zu beauftragen, weil der Aussteller meist nicht über die notwendige Erfahrung und die Kapazität verfügt, die Leistungen vieler Auftragsnehmer zu koordinieren und zu kontrollieren. Es muß jedoch vor Ausschreibung bzw. Auftragserteilung festgestellt werden, ob das Standbauunternehmen mehr kann als eben nur die Errichtung eines Messestandes nach genehmigten Plänen.

Anzustreben ist wenn der Aussteller nicht über eine personell gut ausgestattete Messeabteilung verfügt , dass das beauftragte Standbauunternehmen alle mit einem Messestand verbundenen administrativen, rechtlichen, versicherungstechnischen, organisatorischen, kalkulatorischen, planerischen, kreativen und baulichen Probleme und Abläufe beherrscht.

Voraussetzung für einen an den Messezielen orientierten Standbau und die reibungslose und erfolgreiche Abwicklung der Messebeteiligung ist das Briefing für den Standbau, das sowohl bei Herstellung des Messestandes mit eigenen Mitteln als auch bei Beauftragung eines Standbau-Unternehmens gebraucht wird. Beträchtliche Kosten können dadurch vermieden werden. Das Briefing sollte, von den Messe-Zielen und -Zielgruppen ausgehend, die vorgesehenen Exponate, die zusätzlichen Informations- und Kommunikations-Hilfen sowie begleitende Veranstaltungen auf dem Stand nach Art, Flächenbedarf und Zahl beschreiben. Rechtzeitige Transportplanung (Verspätungen in der Anlieferung am Messeort kosten nicht nur Zeit, sondern meist auch viel Geld) und gute Aufbauplanung, durch die viele Überstunden, vor allem in der meist allzu langen letzten Nacht des Aufbaus vor Beginn der Messe vermieden werden können, sind ein weiteres Ziel des Briefing. Notwendig sind auch Angaben über Zahl und Einsatzweise des Standpersonals, Art und Größe von Funktionsbereichen und natürlich - über das verfügbare Budget. (Mieten oder Kaufen)

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