Site Inspections

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Der beste Weg, die richtige Destination für einen Kongress oder eine Tagung auszuwählen, ist die persönliche Besichtigung. Sie kann in Gruppen mehrerer unterschiedlicher Interessenten erfolgen - man spricht dann aber eher von Familiarization Trips - ist aber meist die Vor-Ort-Inspektion bei konkretem Interesse eines Veranstalters, z.B. nach einem Bid der Destination. Sie ist dann erfolgversprechend, wenn das Briefing bereits eine genaue Kenntnis von Zielen, Art, und Ablauf der Veranstaltung vermittelt hat; am günstigsten ist es wenn das Veranstaltungs-Programm bereits in groben Zügen festliegt. Auch sollten vor der Besichtigung ausreichende Kenntnisse von der Destination und der vorgesehenen Tagungsstätte vorhanden sein. Den Anbietern ist deshalb anzuraten, den Teilnehmern an einer Site Inspection Informations-Material vorab zur Verfügung zu stellen, das Auskunft über das Angebot, die geografischen Gegebenheiten, Planungs-Unterlagen über die Tagungsstätte, die Möglichkeiten für Begleitprogramme und das Angebot von ergänzenden Dienstleistern gibt. Eine Site Inspection wird umso informativer sein, je genauer die bereitgestellten Informationen auf den Bedarf des Tagungs-Entscheiders bzw. des PCO-Kunden zugeschnitten sind.

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