PCO

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Mit der Durchführung von Kongressen werden oft spezielle Agenturen beauftragt. Man nennt sie Professional Congress Organiser (PCO), gelegentlich auch Professional Conference Organiser, Professional Conference Manager, Meetings Manager oder Meeting Planners - wobei der Begriff Meeting Planner vorwiegend für die in Unternehmen und Organisationen für den Bereich Kongresse und Tagungen Verantwortlichen verwendet wird (MPI). Die Beauftragung von PCO kann sich auf die rein organisatorische Durchführung eines Kongresses, einschließlich der Teilnehmer-Verwaltung und der Budget-Verwaltung, beschränken, schließt aber häufig auch die Empfehlung bzw. Auswahl der Tagungsstätte, die Akquisition von Sponsoren und Ausstellern der Begleitausstellung, die Organisation der Anreise, der Unterbringung und der Pre- und Post Tours, von Fach-Exkursionen, der Tagungs-Technik einschließlich des Dolmetscher-Service, Tagungs-Gastronomie ein. Auch die Ausarbeitung des Tagungs-Programms, die Auswahl, Verpflichtung und Betreuung der Referenten und die Call-for-Papers-Verwaltung kann einem PCO übertragen werden. Wichtig ist in jedem Fall ein ausführliches Briefing um Aufgaben und Kompetenzen klar festzulegen und damit die Basis für eine Erfolgsbeurteilung zu bekommen.

Einen Ausbildungsgang oder ein vereinbartes oder staatlich reglementiertes Berufsbild des PCO gibt es nicht. Wie Dr. Gisela Hank-Haase in einer Untersuchung festgestellt hat, setzen Verbände und Organisationen nur zu 2% PCO immer ein und zu 7% nur bei Großveranstaltungen. 91% der Organisationen setzen PCO nie ein. (IAPCO)

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