Kongress-Finanzierung

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Für die Durchführung eines Kongresses fallen vielfältige Kosten an, die häufig unterschätzt werden. Die Aufwendungen für die Raummieten sind dabei noch die am leichtesten kalkulierbaren Größen. Hinzu kommen aber Aufwendungen für Drucksachen, Werbung, Technik, Personal, Rahmenprogramme einschließlich der Gastronomie und Organisatinskosten, die in vielen Fällen ihrer Höhe nach erst im Verlauf der Vorbereitung ermittelbar sind. Bei Kongressen von Verbänden ist es zunehmend zum Problem geworden, dass versäumt wird, die steuerlichen Aspekte ausreichend zu berücksichtigen. Verbände sind in der Regel aufgrund ihrer Gemeinnützigkeit nicht mehrwertsteuer-pflichtig. Nimmt jedoch der mit einem Kongress erzielte Umsatz im Verhältnis zu den Mitgliderbeiträgen ein erhebliches Volumen an, kann der gesamte Umsatz eines Verbandes steuerpflichtig werden.

Die unsicherste Größe sind die erzielbaren Teilnehmer-Gebühren, so dass die Kalkulation eines Kongresses stets mit hohen Unsicherheiten behaftet sind. Spektakuläre Miss-Erfolge selbst erfahrener Kongress-Veranstalter und -Organisatoren belegen dies nachhaltig. Liegen die Kosten eines Kongresses mit 500 Teilnehmern z.B. bei DM 500.000, müssten Teilnehmergebühren von 1000 zur Kostendeckung verlangt werden, wobei vorausgesetzt wird, dass tatsächlich 500 Teilnehmer kommen. Mit der Höhe der Gebühren sinkt aber in der Regel die Bereitschaft der potentiellen Teilnehmer, sich anzumelden.

Die Basis der Finanzierung der meisten Kongresse ist daher das Sponsoring. Die in der Vergangenheit häufigste Form des Sponsoring war die finanzielle Zuwendung durch Firmen, die dadurch ein Goodwill beim Veranstalter und bei den Teilnehmern erreichen wollen. Das setzt jedoch voraus, dass die Sponsoren in den Tagungsunterlagen in angemessener Weise herausgestellt werde. Bei vielen Veranstaltern besteht jedoch die Auffassung, dass dies eine unerwünschte Vermischung von ideell-informatorischen Zielen mit kommerziellen Zielen sei. Da die Sponsoren sich zunehmend der Notwendigkeit einer angemessenen Gegenleistung bewußt werden und zudem dabei kaum eine Möglichkeit der Selbst-Präsentation haben, nimmt die Bedeutung der direkten Zuwendung ab. Zunehmend wird von den Veranstaltern zusätzlich die Möglichkeit geboten, das Unternehmen und seine Produkte in den Tagungs-Unterlagen vorzustellen. Dies kann jedoch zu einer Überlastung der Tagungs-Mappen führen. Die Veranstalter bieten deshalb den Firmen die Beteiligung an einer Begleit-Ausstellung an. Hie ist bei der Kalkulation zu berücksichtigen, dass zusätzliche Fläche angemietet werden muss und zudem die Aussteller kostenlose Teilnehmer-Ausweise erwarten, was die Gebühren-Einnahmen mindert. Die Durchführung einer Begleit-Ausstellung setzt auch entsprechende bauliche Gegebenheiten voraus. Die Ausstellung sollte so angeordnet werden können, dass die Teilnehmer in den Tagungspausen den Kontakt zu den Ausstellern aufnehmen können; in der Regel wird eine Ausstellung im Foyer der Tagungsräume richtig sein, doch sind diese häufig zu klein. In vielen Fällen wird die Ausstellung in Räumen organisieret, die von den Tagungsräumen abgelegen sind; dies wird von ausstellenden Firmen als nicht angemessen angesehen, erschwert deshalb die Akquisition von Ausstellern und kann die Kalkulation des Kongresses in Frage stellen. (Digital Handling), (Call for Papers), (Begleitveranstaltungen), (Kongress)

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