Informationssysteme

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Je größer eine Messe ist und je vielfältiger das Angebot, umso schwieriger ist es für die Besucher, sich in der Veranstaltung zurechtzufinden und die von ihnen gesuchten Exponate oder Problemlösungen zu erkennen. Wichtigstes Informationsmaterial ist nach wie vor der Katalog, der umso wertvoller als Hilfe zur Vorbereitung eines Messebesuches ist, je stärker er auf die Nutzerbedürfnisse zugeschnitten ist und je früher vor Messebeginn er erscheint.

Schwierig ist es, bei der Gestaltung des Katalogs die sehr unterschiedlichen Informationsbedarfs-Strukturen zu berücksichtigen. In der Regel sind die Nomenklaturen produktorientiert und nicht problemorientiert. Ein Ausweg wird bei einigen Veranstaltungen darin gesucht, spezielle Branchen oder Anwenderprospekte herauszugeben.

Schon in den 70er Jahren entwickelte die Hannover Messe AG, heute Deutsche Messe AG, für die Hannover Messe das Informationssystem ebi, mit dem Exponate und Aussteller in einem elektronischen Archiv gesucht werden konnten. Diese Methode der Bereitstellung von Informationen an im Messegelände verteilten Terminals ist heute bei vielen Messegesellschaften Standard. Die elektronischen Auskunfts-Systeme geben nicht nur Hinweise auf Exponate, Problemlösungen und Aussteller, sondern auch zu Begleitprogramm, Veranstaltungen in der Messestadt, Verkehrsverbindungen u. v. a. m. . Hervorzuheben ist, dass dieses Medium im Gegensatz zu gedruckten Informationen stets auf dem neuesten Stand gehalten werden kann, so daß z.B. Änderungen im Begleitprogramm einer Messe stetig nachgeführt werden können.

Elektronische Informationssysteme werden auf sehr unterschiedlicher technischer Grundlage gefahren. Am häufigsten ist der Einsatz eines zentralen Rechners, der von den auf dem Messegelände verteilten Informationsstellen abgefragt werden kann. Aber auch hier bestehen in der Programmierung erhebliche Unterschiede. Während manche Systeme sich mit einer Übertragung des Katalogs in das elektronische Medium begnügen, bei dem die Stichwörter nach einem hierarchischen Nomenklatursystem gesucht werden müssen, arbeiten andere mit einem Stichwortthesaurus, in den der Benutzer mit selbstgewählten alfanumerisch eingegebenen Begriffen hineingehen kann und bei dem das System selbsttätig die gegebenenfalls erforderlich werdenden Verknüpfungen vornimmt. Oft werden auch bereits Wegeoptimierungen angeboten, die berücksichtigen, von welchem Standort der Benutzer das System befragt.

Verschiedentlich wurden Versuche gemacht, Informationssysteme auf der Grundlage von Btx (heute t-online) einzurichten. Doch hat die Entwicklung des Internet diese Versuche überholt. Einer der ersten Messekataloge im Internet war Globis, der Messekatalog der Hannover Messe. Inzwischen kann bei vielen Messegesellschaften über das Internet auf die Katalog-Informationen zugegriffen werden. Die Internet-Seiten der Veranstalter mit Zugriffsmöglichketen auf die Katalog-Informationen haben zunehmende Bedeutung. Sie sind ein wichtiger Schritt zu besserer Vorbereitung des Messebesuchs. Die Kataloge bleiben meist bis zur Vorbereitung der nächsten Ausgabe einer Messe im Internet zur Verfügung. (Virtuelle Messe), (Messe-Vorbereitung)

In DIN 15906 wird vorgeschlagen: Zur Übermittlung und/oder Abfrage allgemeiner oder persönlicher Informationen ist ein Informationssystem zu nutzen. Die Informationswiedergabe sollte flexibel sein und kann z. B. mit Stecktafeln, austauschbaren Schildern oder elektronischen Anzeigen erfolgen. Beim Abruf oder der Zustellung persönlicher Daten über das Informationssystem ist eine Identifizierung vorzusehen, z. B. per Chipkarte oder Teilnehmerausweis. Für großformatige Informationsübermittlung können elektromechanische, LED- oder LCD-Anzeigetafeln eingesetzt werden. Für Anzeigen bis etwa A4-Format bieten sich Flachbildschirme an, die auch für die Direktübertragung des Geschehens im Tagungsraum genutzt werden können. In Abhängigkeit von Größe und Nutzungsmöglichkeiten der Tagungsstätte ist ein Leitsystem vorzusehen, das den Tagungsteilnehmern den Weg zu den Einrichtungen der Tagungsstätte weist und ihnen die Orientierung ermöglicht. Ist ein Leitsystem für Sehbehinderte vorgesehen, sollte das Zwei-Sinne-Prinzip (auditiv und taktil) angewandt werden.

Außenwegweisung Die Außenwegweisung hat die Aufgabe, den Tagungsteilnehmer sicher und ohne Umwege zur Tagungsstätte zu führen. Erste Informationsmöglichkeiten sollten an den Ankunftsorten (z. B. Flughafen, Bahnhof, Ortseingang) mit Entfernungsangaben vorhanden sein. Je nach Ort, Gelände oder Gebäude sind weitere Informations- und Leitsysteme notwendig und nach ihrer Bestimmung sowie einheitlich und durchgängig zu gestalten.

Das Leitsystem muß an der Tagungsstätte konsequent weitergeführt werden.

Innenwegweisung Die Innenwegweisung hat die Aufgabe, den Tagungsteilnehmer direkt zum Tagungsraum zu führen. Ferner sind durchgehende Hinweise zu den Nebenräumen (z. B. WC, Tagungssekretariat) und Technikräumen (z. B. Dolmetscherkabinen) sowie zu weiteren Serviceangeboten anzugeben. Die Innenwegweisung sollte selbsterklärend sein und übergangslos an die Systematik der Außenwegweisung anknüpfen. Alle Hinweise müssen gut lesbar sein. Die Innenwegweisung sollte an einer zentralen Informationsstelle, z.B. Empfang, Rezeption, Registrierung oder Informationsstand beginnen und enden. In diesen Bereichen sollte eingewiesenes Personal für Fragen der Tagungsteilnehmer zur Verfügung stehen. Am Tagungsraum ist die Raumbezeichnung anzugeben. Platz für weitere Informationen z. B. Name der Veranstaltung, Veranstalter, Ablauf und Referenten ist vorzusehen.

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