Familiarisation Trip

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Potentielle Veranstalter werden von Anbieter-Gruppen einer Destination oder CVB häufig zu Besichtigungs-Reisen eingeladen, bei der sie, auch ohne konkretes Interesse, sich ein Bild von den Gegebenheiten und Möglichkeiten für die Durchführung eines Kongresses oder einer Incentive-Reise machen können. Häufig werden zu solchen Besichtigungs-Reisen auch Journalisten der Wirtschafts-, Tages- und/oder Fachpresse eingeladen; es empfiehlt sich jedoch, dafür eigene Besichtigungsreisen anzusetzen. Für die Durchführung von Fam-Trips gelten im Prinzip die gleichen Anforderungen wie für Site Inspections.

Fam-Trips sollen nicht nur der Information der potentiellen Kunden dienen. Sie sind auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Wünsche und den Bedarf der Kunden auszuloten. Insofern sind Fam-Trips auch Instrumente der Markterkundung und der Qualitätsverbesserung - diese Chance wird viel zu wenig genutzt.

Einige Tips können helfen, Fam-Trips erfolgreich durchzuführen:

  • Es sollten nur potentielle Kunden eingeladen werden - es gibt viele Trittbrett-Fahrer, die gerne die Einladung zu einer netten Reise annehmen
  • Die Kunden nach ihren Interessen auswählen - also nicht z.B. Kongress- Veranstalter, PCO, Incentive-Veranstalter und -Agenturen mischen.
  • Maximal 15 Teilnehmer
  • Den gesamten Ablauf organisieren - Anreise, Transport vor Ort, Besichtigungen (die beteiligten Anbieter genau briefen hinsichtlich Teilnehmern, deren Interessen etc., den Vorstellungs-Auftritt mit den Anbietern absprechen, ggf. sogar proben) etc.
  • Gezielt informierendes Material - nicht zuviel Werbematerial, das dann im Hotelzimmer im Papierkorb entsorgt wird.
  • Programme sollten mindestens enthalten
  • Vorstellung der Anbieter vor Ort,
  • Besichtigung der Destination (Höchstens 2-3 Stunden)
  • Hotelbesichtigungen - vor allem die von den Kunden benötigten Räume und Services vorstellen, die Zimmer-Besichtigungen kurz halten
    • Besichtigung der Tagungs-Fazilitäten - genug Zeit für erläuternde Gespräche vorsehen
    • Informelle Programm-Teile (Social Events) vorsehen, aber zu Gesprächen nutzen
    • Viel Zeit für Gespräche und Diskussionen mit den Gästen haben
    • Freie Zeit vorsehen
    • Bei Programm-Änderungen den Gast exakt informieren
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