Destination

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Der Veranstaltungsort eines Kongresses und das Ziel einer Incentive-Reise wird in Fachkreisen Destination genannt. In vielen Destinationen sind lokale oder nationale Kongress-Büros (CVB - Convention and Visitors Bureau) gebildet worden, die sich um die Vermarktung der Destinationen kümmern. Die Auswahl der Destination kann bei Kongressen die Teilnehmerzahl maßgeblich beeinflussen. Die Attraktivität einer Incentive-Destination kann über den Erfolg einer Incentive-Maßnahme entscheiden. Die Attraktivität einer Destination wird nicht allein von landschaftlichen, ethnischen, kulturellen und gastronomischen Faktoren bestimmt. Angesichts der großen Reise-Erfahrung vieler Teilnehmer - insbesondere, wenn das Unternehmen Incentive-Wettbewerbe schon seit langem durchführt - müssen zusätzliche Anreize geboten werden. In den letzten Jahren hat sich deshalb die Forderung an die Destinationen verstärkt, die Attraktivität durch das Angebot kreativer Zusatz-Leistungen und Veranstaltungs-Komponenten zu erhöhen. (DMC)

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes spielt die Veranstaltungsdauer eine große Rolle; generell ist eine Verkürzung zu beobachten. Deshalb findet die deutliche Mehrheit der Veranstaltungen innerhalb des eigenen Landes statt. Bei der Entscheidung über den Kongress-Ort richtet sich über die Hälfte der Verbände in Deutschland nach der jeweiligen Verbandsstruktur; regionale Verbände übernehmen die Organisation in ihrer Region. Dabei legen rund ein Drittel der Verbände Wert darauf, an einem bekannten Ort zu tagen. Beeinflusst wird die Entscheidung bei 15% der Verbände durch Empfehlungen von Kollegen und Geschäftspartnern. Tagungsführer sind nur in 7%, Informationen über Medien Presse, Funk, TV) lediglich in 2% der Fälle Entscheidungskriterium. Rund 50% aller Incentive-Reisen deutscher Unternehmen finden in Deutschland statt. Je weiter entfernt ausländische Destinationen sind, umso kleiner ist in der Regel die Teilnehmerzahl. Gemessen an der Personenzahl liegt deshalb der Anteil ausländischer Destinationen bei Werten um 20%.

Das GCB nennt als Faktoren für die Auswahl:

  • Ziel der Veranstaltung
  • Erwartungen der Teilnehmer
  • Bedürfnisse der Interessengruppen
  • Frühere Orte dieser Veranstaltung
  • Zeit für die Anreise
  • Budget
  • Politische und gesellschaftliche Überlegungen
  • Klima
  • Unterstützung vor Ort
  • Sehenswertes vor Ort
  • Ihr vorläufiges Programm


Veranstaltungsstätte

Die meisten Tagungen und Kongresse von Verbänden und Organisationen finden in Deutschland in Hotels statt (59%), 33% in Kongress- und Tagungs-Zentren, 19% in verbandseigenen Räumen. Wichtigste Anforderung ist die gute verkehrsmäßige Erreichbarkeit. Es folgen ein gutes Parkplatz-Angebot (33%), ein innerstädtischer Standort (27%) und nur mit 13% ein attraktives landschaftliches Umfeld. Der Anteil der Hotels am Gesamtmarkt ist in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen, weil sie in wachsendem Umfang auch größere Tagungsfazilitäten zur Verfügung stellen und zugleich die Teilnehmerzahl sich überwiegend und in wachsendem Maße auf die Größenordnung um 50-200 Personen konzentriert. Wichtiges Kriterium ist auch die Verfügbarkeit von zusätzlichen kleinen Räumen für Gruppenarbeit und Break-out-Meetings.

Wichtiger als die Räumlichkeiten sind die Anforderungen an die reibungslose Organisation, perfekte Service-Leistungen und die Existenz eines festen Ansprechpartners. (Tagungsstätte)

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