Briefing

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Der erfolgreiche Einsatz von Dienstleistern für die Durchführung von Kongressen (PCO) oder die Teilnahme an Messen ( Standbau) setzt eine möglichst umfassende Unterrichtung über die Ziele, die Gründe für die Wahl einer Destination bzw. einer Messe, die erwartete Zahl der Teilnehmer bzw. der Besucher, bei Kongressen der Begleitpersonen, die regionale bzw. nationale Herkunft der Teilnehmer und der Besucher, die vorgesehenen Begleitveranstaltungen und Pre- und Post-Tours, das Budget und bei Kongressen die Art der Mittel-Beschaffung (Sponsor), (Begleitausstellung) sowie bei Messebeteiligungen die vorgesehene Art der Kommunikation auf dem Messestand, der grundsätzlichen Gestaltung des Messestandes, der Messebau-Materialien etc.

Meißner ExpoSysteme nennt in einem Leitfaden für das Briefing eines Messebaupartners folgende Punkte:

  • Messe, Termine, Veranstaltungsort
  • Messeziele
    • Kommunikationsziele
    • Verkaufsziele
    • Marketingziele
  • Zielgruppen
  • Etat
  • Art und Größe des Standes
  • Spezielle Messeauflagen / Messeplan
  • Raumbedarf für Besprechung, Bewirtung, Lagerung etc.
    • Kabinen
    • Infotheken
    • Garderobe
    • Küche
    • Bar
    • Lager
    • Sitzgruppen
    • Sonstiges
  • Exponate / Ausstellungsobjekte
    • Art, Anzahl, Größe, Gewicht (Prospekte / Fotos mitgeben)
    • Art der Präsentation, z.B. Podeste, Vitrinen, Borde, Prospektablagen etc.
  • Aktionen am Stand
  • Standpersonal (Zahl)
Persönliche Werkzeuge