Besucherbetreuung

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Neben einer an den Messezielen orientierten Besucheransprache bedarf es auch einer gut vorbereiteten Besucherbetreuung. Dazu gehört das Bereithalten der Gesprächspartner, die dem Besucher die gewünschte Information möglichst kompetent zu geben vermögen (aber nicht jeder will den Chef sprechen), dass Gespräche ungestört verlaufen können, dass die Zeit des Ausstellers und der Besucher so rationell wie möglich, aber auch so freundlich wie möglich genutzt wird.

Es sollten Besprechungskabinen zur Verfügung stehen, in denen ein wenig geschützt vor dem Messetrubel und auch vor der Identifikation durch Konkurrenten Fachgespräche geführt werden können.

Um die richtige Art der Besucherbetreuung zu finden, ist es erforderlich, sich mit den unterschiedlichen Besucherinteressen schon bei der Messevorbereitung auseinanderzusetzen. Wer nur eine schriftliche Information wünscht, dem genügt es, einen raschen Überblick über die angebotenen Informationen zu bekommen und nach Erhalt der Information den nächsten Aussteller aufsuchen zu können. Wer einen Gesprächspartner sucht, mit dem er seine speziellen Probleme erörtern möchte, dem muss rasch ein kompetenter Gesprächspartner vermittelt werden.

Der Besucher soll sich wohl fühlen, jedoch durch allzu bequeme Bestuhlung auch nicht zu allzu langem Verweilen veranlasst werden (Standgestaltung)

Ein wichtiges Kapitel der Besucherbetreuung ist die Bewirtung am Messestand. Sie bedarf besonderer Umsicht. Messebesucher haben wenig Zeit. Die Verweildauer sinkt. Besucherbetreuung heißt deshalb immer auch schnelle und rationelle Betreuung Dient der Messestand vor allem der Kontaktpflege, so mag eine Bar sinnvoll sein (Allerdings: Alkoholika sparsam anbieten!). Sie kann sehr zur rationellen Besucherbetreuung beitragen. Da sie aber wenn sie ansprechen soll ständig besetzt sein muss, ist sie nur bei hoher Nutzungsfrequenz attraktiv. Auf einer Orderveranstaltung ist sie meist weniger nützlich. Hier sollte sich die Betreuung auf Besprechungskabinen konzentrieren.

Wenn auch Porzellan und Glasgeschirr das edlere Beiwerk der Besucherbetreuung sind, so sind sie doch auch aufwendig. Sie nehmen teures Transportgewicht in Anspruch, müssen gereinigt werden und sind teuer in der Anschaffung (Bruchgefahr!). Auf Messen und Ausstellungen wird Einweg-Geschirr akzeptiert, wenn es: zweckmäßig ist (keine henkellosen Becher für Heißgetränke!) und ansprechend gestaltet ist. Das gilt auch für Bestecke, die man aber vor dem Kauf sehr genau prüfen muss; es ist schlimm, wenn Plastikmesser nicht schneiden, Löffel sich verbiegen und die Gabeln im festen Griff des Besuchers abbrechen.

Was die Getränke angeht, so muß man sich nach den Gewohnheiten im Lande richten. Kaffee, Tee, einige unterschiedliche Säfte und Bier gehören in der Regel zu Standardangebot (ein Kaffee bzw Tee-Automat, eine Möglichkeit, Wasser zu erhitzen, und ein Kühlschrank sollten deshalb auf dem Stand zur Verfügung stehen). Manche Aussteller bieten ein Spezial-Getränk an, das dann als eine Art Markenzeichen wirkt, Für besondere Gäste sollten auch einige Flaschen Wein, Kognak oder ein Aperitif verfügbar sein.

Das Thema Essen ist weitaus schwieriger zu behandeln. Auf kleinem Messestand wird man allenfalls Würstchen anbieten können, Wo mehr geboten werden soll, müssen schon eine leistungsfähige Kleinküche und entsprechendes Personal vorhanden sein.

Oft vergessen wird, dass jeder Messestand eine gute Entsorgung benötigt. Das gilt bei Verwendung von Einweg-Geschirr in besonderem Maße. Es gibt übrigens Firmen, die sich auf die Ausstattung von Messeständen für die Besucherbewirtung spezialisiert haben.

Wenn auch ein Empfang auf dem Messestand stattfinden soll, ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Caterer sinnvoll.

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