Begleitveranstaltungen

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In den letzten Jahren ist die Zahl der Begleitveranstaltungen bei Messen und Ausstellungen deutlich gestiegen. Angesichts der Komplexität moderner Investitionsgüter ist ihre Erklärungsbedürftigkeit groß. Generell kann man sagen, daß die Notwendigkeit begleitender Veranstaltungen bei Messen umso höher ist je weniger bekannt z.B. die Anwendungsmöglichkeiten der Exponate sind. Auch fordert ein hoher Anteil von Sekundär Entscheidern an der Besucherschaft mehr Informations Begleitveranstaltungen. Begleitveranstaltungen geben einer Messe oder Ausstellung zusätzliche Attraktion in Richtung auf die Öffentlichkeit. Zu solchen Veranstaltungen gehören z.B. begleitende Kongresse und Tagungen zu Randthemen. Bei Verbraucherausstellungen sind Aktionen und Sonderschauen solche Attraktionen, die sowohl zusätzliche Besucher anziehen als auch Anlässe für die Berichterstattung in den Medien sein können.

Auch die Aussteller können mit eigenen Begleitveranstaltungen zusätzliche Attraktion auf die Besucher ausüben und die mit der Produktpräsentation gegebene Information vertiefen. In firmenspezifischen Seminaren können die Produkte und ihre Anwendungsmöglichkeiten diskutiert werden und individuelle Annäherungen an spezielle Kundenwünsche vorbereitet werden. Der Aussteller sollte deshalb im Rahmen der Vorbereitung die Interessen und Informationsbedürfnisse der Besucher zu ermitteln versuchen, um ihnen entsprechende Begleitveranstaltungen anbieten zu können, zu denen letztlich auch Betriebsbesichtigungen gehören.

Zunehmend werden als Begleitveranstaltungen sowohl von den Veranstaltern als auch von den Ausstellern Events eingesetzt, die unterhaltend und emotionalisierend zusätzliche Wahrnehmungs-Impulse geben sollen. Hier kann durch ein Zuviel und am eigentlichen Ausstellungsziel vorbei gehende Events der Beteiligungszweck verfehlt werden. Auch ist es schwierig, Events, die allein schon wegen der Inszenierungsnotwendigkeit einen gewissen Zeitbedarf haben, auf dem Messestand durchzuführen, weil sowohl der Beginn-Zeitpunkt als auch die Zeitdauer nur schwer mit dem zeitlichen Verhalten der Besucher in Einklang zu bringen sind.

Nicht unerwähnt bleiben sollen gesellschaftliche und vergnügliche Begleitveranstaltungen von besonderer gastronomischer Betreuung über den Empfang auf dem Messestand bis hin zur Einladung zu Veranstaltungen außerhalb des Messegeländes.

Bei Kongressen und Tagungen spielen Begleitveranstaltungen eine besonders große Rolle. Pre- und Post-Programme sollen dem Kongress eine zusätzliche Attraktivität geben. Auch während der Kongresse werden häufig touristische, fachliche und kulturelle Zusatz-Angebote gemacht. Das GCB stellt zu Begleitveranstaltungen bei Kongressen und Tagungen fest:

Die Teilnehmer werden am meisten von Ihrer Veransdtaltung profitieren, wenn das Programm auch Zeit für Entspannung lässt. Der ideale Ablauf zeichnet sich durch ein angenehmes Gleichgewicht von Arbeit und Freizeitaktivitäten aus.

Als Faktoren nennt das GCB:

Faktor Mensch

  • Ziel der Veranstaltung
  • Voraussichtliche Teilnehmerzahl
  • Wer sind die Teilnehmer?
  • Woran sind sie gewöhnt?
  • Welche Erwartungen haben sie?
  • Was können sie sich leisten?
  • Aktivitäten des Vortages
  • Reisemüdigkeit

Faktor Zeit

  • Verfügbare Freizeit
  • Öffnungszeiten der örtlichen Geschäfte
  • Zeit für Transfers zu Erholungsstätten
  • Zeit Sonnenaufgang und –untergang
  • Zeiten für Mahlzeiten vor und nach der Freizeit
  • Zeiten besonderer gesellschaftlicher Veranstaltungen
  • Arbeitsplan

Faktor Region

  • Klima und Wetter
  • Was bietet die veranstaltungsstätte?
  • Kapazitäten von Ausflugszielen
  • Eintrittsgelder und Trinkgelder
  • Was bietet der Ort?
  • Catering
  • Verfügbarkeit von Ressourcen

Personal

Behindertengerechte Einrichtungen

Lagermöglichkeiten vor Ort

Transport

Spezielle Ausstattung

Catering

Toiletten

Sonstige Faktoren

  • Budgets der Organisation
  • Spezielle garderobeanforderungen
  • Spezielle Sicherheitsanforderungen
  • Marketing und PR
  • Versicherung
  • Eventualitätenplan
  • Kommunikation
Persönliche Werkzeuge