Anmeldung*

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Wenn die Beteiligungsentscheidung für eine Messe getroffen ist, müssen grundsätzliche Überlegungen zur Standgröße angestellt werden, die im wesentlichen aus den Zielen resultieren.

Nachdem auf dieser Basis die Anforderungen an den Stand formuliert sind und die nötige Standgröße ermittelt ist, kann eine Anmeldung beim Veranstalter erfolgen. Damit ist aber zunächst nur eine Option ausgesprochen, die allerdings aufgrund der Teilnahmebedingungen und allgemeinem Vertragsrecht den Anmelder für eine “angemessene Zeit” bindet; es ist zu beachten, daß diese “angemessene” Bindungszeit nicht unbegrenzt ist. Der Veranstalter kann also nicht mit einer Bestätigung oder Ablehnung mehrere Monate warten; andern falls müsste er gegen sich gelten lassen, dass der Anmelder Stillschweigen als Zustimmung wertet. Andererseits wird der Veranstalter zwar in der Regel den Eingang der Anmeldung kurzfristig bestätigen, wird aber darauf achten, dass er dabei die in der Anmeldung genannten Wünsche nicht, unausgesprochen oder durch falsche Formulierung bestätigend, akzeptiert. Die Bestätigung und damit der eigentliche Vertragsabschluss, erfolgt in der Regel seitens des Veranstalters nach der Aufplanung durch Zusendung einer Vertragsbestätigung, in der die Standgröße, die Platzierung, der Preis und Nebenbedingungen angegeben sind. In den meisten Fällen ist der Beteiligungspreis nach Zugang der Bestätigung sofort fällig. In manchen Fällen kann der Beteiligungspreis in festgelegten Raten, z.B. die Hälfte sofort und die zweite Hälfte bei Veranstaltungsbeginn, gezahlt werden. Mit der Vertragsbestätigung versendet der Veranstalter meist die Bestell-Formulare für die Versorgung des Messestandes mit Energie, Wasser etc., Telefon-Anschluss, Ausstattung etc., sowie für Werbehilfen, Catering und andere Leistungen. Diese Leistungen werden häufig nicht vom Veranstalter selbst erbracht, sondern von Vertrags-Unternehmen. (Teilnahmebedingungen)

Anders läuft der Anmelde-Prozess bei Kongressen und Tagungen ab. Hier erfolgt die Anmelde-Bestätigung meist rascher als bei Messen, weil keine aufwendigen Aufplanungen erforderlich sind, bei denen auch auf eine sachgerechte Aufteilung der Ausstellungs-Fläche geachtet wird. Das gilt auch, wenn Kongresse von Ausstellungen begleitet sind. Nur in wenigen Fällen sind diese so groß, dass der gleiche Aufplanungs-Bedarf bestehen wie bei Messen.


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Aus: Goschmann, Klaus | "Medien am Point of Interest" (1999)

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